Rezumat: Acești termeni guvernează utilizarea platformei VAstoma de către cabinetele stomatologice din România. Prin activarea unui cont sau abonament, acceptați acești termeni în totalitate. Vă rugăm să îi citiți cu atenție înainte de utilizare.
WELIST S.R.L., persoană juridică română, cu sediul social în Județul Iași, Municipiul Iași, Strada Pantelimon, Nr. 23A, Etaj 1, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul Iași cu nr. J2026025099009, CUI 54493544, EUID ROONRC.J2026025099009, denumită în continuare „Societatea" sau „VAstoma".
Orice cabinet stomatologic, medic stomatolog sau entitate juridică din România care activează un cont pe platforma VAstoma, denumit în continuare „Clientul".
VAstoma este o platformă SaaS (Software as a Service) care oferă cabinetelor stomatologice din România un agent de inteligență artificială pentru gestionarea automată a programărilor prin WhatsApp. Serviciul include:
⚠️ Limitare importantă: Serviciul VAstoma are caracter exclusiv administrativ și de programare. Agentul AI nu furnizează și nu poate furniza diagnostic medical, tratament, consultații medicale sau recomandări terapeutice de nicio natură. Confirmarea finală a programărilor, supravegherea medicală și responsabilitatea actului medical rămân exclusiv la cabinetul stomatologic și medicul curant, conform legislației române în vigoare.
⚠️ Urgențe medicale: Agentul AI nu este conceput să recunoască sau să răspundă la urgențe medicale. În cazul în care un pacient menționează simptome specifice unei urgențe (ex: durere severă, sângerare abundentă, umflătură bruscă), Agentul AI îl va direcționa să sune la numărul de telefon al cabinetului Clientului sau la Serviciul de Urgență 112. Clientul are obligația de a furniza un număr de telefon de urgență valid și monitorizat în configurarea platformei.
Societatea pune la dispozitie, gratuit si fara inregistrare, un mediu demonstrativ ("Demo") prin care orice persoana interesata poate testa functionalitatea Serviciului folosind un cabinet fictiv, generat automat, si acces temporar la un dashboard asociat.
Pentru a utiliza Serviciul, Clientul trebuie să:
Clientul este responsabil pentru securizarea credențialelor de acces (email și parolă). Orice activitate efectuată dintr-un cont este considerată a fi efectuată de titularul contului. Clientul are obligația să notifice imediat Societatea la adresa [email protected] în cazul oricărui acces neautorizat suspectat.
Fiecare cabinet stomatologic poate deține un singur cont activ. Crearea de conturi multiple cu scopul de a eluda limitările planului ales este interzisă și poate conduce la suspendarea tuturor conturilor asociate.
| Plan | Preț lunar | Medici incluși | Descriere |
|---|---|---|---|
| Solo | 99 EUR | 1 medic | Agent AI 24/7, programări automate, remindere, dashboard, rapoarte, Google Calendar |
| Clinică | 299 EUR | Până la 5 medici | Toate funcționalitățile Solo + multi-doctor, selectare medic de către pacient, analize avansate, compatibilitate iStoma (prin sincronizare Google Calendar) |
Toate prețurile sunt afișate în Euro (EUR), cu titlu de referință, și reprezintă prețul final. Facturarea se efectuează în lei (RON), la cursul de schimb BNR din ziua emiterii facturii. WELIST S.R.L. este neplatitoare de TVA — prețurile afișate sunt finale, fără taxe suplimentare.
VAstoma nu oferă perioadă de probă gratuită. Prima lună de abonament este facturată la un preț promoțional redus:
Taxarea se efectuează imediat la înregistrare. Contul este activat în maximum 48 de ore de la confirmarea plății.
Drept de returnare voluntar: Clientul poate solicita returnarea integrală a sumei plătite pentru prima lună în termen de 14 zile calendaristice de la data activării contului, fără a fi necesară nicio justificare. Acest drept se aplică exclusiv primei luni și nu se extinde la perioadele ulterioare. Deoarece clienții VAstoma sunt profesioniști (cabinete stomatologice, persoane juridice sau PFA), dreptul de retragere prevăzut de OUG 34/2014 nu se aplică în mod automat — returnarea este oferită voluntar de WELIST S.R.L. ca garanție comercială. Pentru detalii, consultați Politica de rambursare.
Societatea acceptă următoarele metode de plată:
Facturile se emit lunar, la data aniversară a activării abonamentului. Scadența este de 15 zile calendaristice de la data emiterii. Neplata la scadență poate conduce la:
Societatea poate modifica prețurile abonamentelor cu o notificare prealabilă de minimum 30 de zile calendaristice transmisă prin email. Clientul poate rezilia contractul fără penalități dacă nu acceptă noile prețuri, notificând Societatea în termen de 15 zile de la primirea notificării.
VAstoma procesează datele pacienților minori exclusiv pe baza instrucțiunilor cabinetului stomatologic, care are obligația legală de a obține consimțământul părinților sau al tutorilor legali. Comunicarea prin WhatsApp cu pacienții sub 16 ani trebuie autorizată de titularul răspunderii părintești. Cabinetul răspunde integral, în calitate de operator, pentru respectarea acestor cerințe față de VAstoma.
Contractul se încheie pe perioadă nedeterminată, cu plată lunară. Oricare dintre părți poate rezilia contractul cu un preaviz de 30 de zile calendaristice, comunicat în scris la adresa de email a celeilalte părți.
Clientul poate anula abonamentul oricând din dashboard-ul VAstoma, secțiunea Acțiuni rapide → Gestionează abonamentul. La anulare, accesul rămâne activ până la sfârșitul perioadei plătite curente. Nu se mai efectuează taxări ulterioare.
Societatea poate rezilia contractul imediat, fără preaviz, în cazul:
La încetarea contractului, indiferent de motiv:
Clientul își asumă integral responsabilitatea pentru:
În relația tripartită Client — Societate — Pacient:
Prin utilizarea Serviciului, sunt prelucrate următoarele categorii de date ale pacienților: nume, număr de telefon WhatsApp, data și ora programărilor, serviciile solicitate, istoricul conversațiilor cu Agentul AI. Aceste date sunt stocate pe servere situate în Uniunea Europeană.
Serviciul are caracter administrativ și nu solicită date privind sănătatea. În măsura în care pacienții menționează spontan informații medicale, sau medicul introduce observații medicale în fișă, aceste date din categoria specială (Art. 9 GDPR) sunt prelucrate de Societate exclusiv în calitate de persoană împuternicită, pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului. Clientul, în calitate de operator și profesionist din domeniul medical, garantează că deține un temei legal valabil pentru prelucrarea acestor date — Art. 9(2)(h) GDPR (îngrijire medicală, sub responsabilitatea unui profesionist supus secretului medical) și/sau Art. 9(2)(a) GDPR (consimțământ explicit al pacientului). Societatea nu invocă un temei propriu de la Art. 9 și nu răspunde pentru lipsa temeiului legal al Clientului față de pacienți. Detalii în DPA și Politica de confidențialitate.
Datele pacienților sunt stocate pe durata contractului. La încetarea contractului, datele sunt eliminate din sistemele active în 30 de zile calendaristice și expiră din copiile de siguranță conform ciclului normal de retenție, care nu depășește 90 de zile. Cache-ul temporar al agentului AI este șters după 90 de zile de inactivitate, fără a afecta istoricul din dashboard.
Societatea implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor, inclusiv: criptare în tranzit (TLS 1.3), acces restricționat pe bază de rol, backup zilnic, monitorizare continuă a securității și conformitate cu standardele Cloudflare.
Pentru detalii complete privind prelucrarea datelor, consultați Politica de confidențialitate și pagina GDPR.
În cazul identificării unei breșe de securitate care afectează datele cu caracter personal ale pacienților, Societatea va notifica Clientul în termen de maximum 24 de ore de la identificarea incidentului, furnizând:
Clientul, în calitate de operator de date, are obligația de a notifica ANSPDCP în termen de 72 de ore de la identificarea breșei, conform Art. 33 GDPR, și de a informa pacienții afectați dacă breșa prezintă un risc ridicat, conform Art. 34 GDPR.
Contact urgențe securitate (24/7): [email protected]
Societatea se angajează să asigure o disponibilitate a Serviciului de minimum 99% pe lună calendaristică, calculată excluzând:
În caz de indisponibilitate care depășește pragul de 1% lunar din cauze imputabile Societății, Clientul va primi un credit echivalent cu prorata zilelor afectate, aplicat automat facturii următoare.
Serviciul integrează și depinde de servicii furnizate de terți, asupra cărora Societatea nu exercită control:
Utilizarea acestor servicii este supusă propriilor termeni și politici ale furnizorilor respectivi. Societatea nu răspunde pentru întreruperile, modificările sau încetarea serviciilor terțe.
În măsura permisă de legislația română aplicabilă, Societatea nu răspunde pentru:
Agentul AI utilizează tehnologii de procesare a limbajului natural (LLM) care pot genera răspunsuri inexacte, incomplete sau nepotrivite, fenomen cunoscut ca „halucinație AI". Clientul este singurul responsabil pentru verificarea și confirmarea manuală a oricărei programări înainte de a o considera validă. Societatea nu răspunde pentru niciun prejudiciu cauzat de răspunsurile inexacte ale Agentului AI.
Răspunderea totală cumulată a Societății față de Client, indiferent de temeiul juridic invocat, nu poate depăși valoarea abonamentului plătit de Client în ultimele 12 luni calendaristice anterioare evenimentului generator al răspunderii. Această limitare nu se aplică în cazul intenției, fraudei sau neglijenței grave.
Societatea deține exclusiv toate drepturile de proprietate intelectuală asupra platformei VAstoma, inclusiv codul sursă, interfața utilizator, algoritmii, logotipul, denumirile comerciale, documentația și materialele de marketing. Nicio prevedere din prezenții Termeni nu transferă Clientului vreun drept de proprietate intelectuală.
Clientul primește o licență limitată, neexclusivă, netransferabilă și revocabilă de utilizare a Serviciului, exclusiv pentru scopurile proprii ale cabinetului, pe durata contractului.
Clientul păstrează toate drepturile asupra Conținutului propriu furnizat platformei. Prin furnizarea Conținutului, Clientul acordă Societății o licență neexclusivă de utilizare a acestuia exclusiv în scopul furnizării Serviciului.
Interdicțiile de mai sus se aplică oricărei persoane care accesează Serviciul, mediul Demo sau site-ul public vastoma.ro, indiferent dacă a încheiat sau nu un abonament. Este interzisă copierea, reproducerea, extragerea sistematică (scraping), imitarea substanțială sau replicarea interfeței, structurii vizuale, textelor, elementelor grafice sau fluxurilor de utilizare ale Serviciului, în scopul creării unui produs concurent sau derivat, fără acordul scris prealabil al Societății. Utilizarea mediului Demo constituie acceptarea acestor Termeni de către utilizator, inclusiv a prezentei secțiuni.
Părțile se obligă să păstreze confidențialitatea informațiilor comerciale sensibile obținute în cursul relației contractuale, inclusiv date financiare, strategii de business și informații tehnice, pe durata contractului și 3 ani după încetarea acestuia.
Niciuna dintre părți nu răspunde pentru neexecutarea sau executarea defectuoasă a obligațiilor sale ca urmare a unor evenimente de forță majoră, înțelegând prin aceasta orice eveniment extern, imprevizibil, absolut invincibil și inevitabil, inclusiv: calamități naturale, acte de război sau terorism, pandemii declarate oficial, decizii ale autorităților publice, căderi majore ale infrastructurii internet sau energetice.
Partea afectată va notifica cealaltă parte în termen de 5 zile lucrătoare de la producerea evenimentului. Dacă forța majoră depășește 30 de zile, oricare dintre părți poate rezilia contractul fără penalități.
Orice litigiu decurgând din sau în legătură cu prezenții Termeni va fi soluționat, în ordinea preferinței, astfel:
Pentru litigiile privind protecția datelor personale, reclamațiile pot fi îndreptate către Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), cu sediul în București, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, www.dataprotection.ro.
Notă: Platforma europeană de Soluționare Online a Litigiilor (SOL/ODR) a fost desființată de Comisia Europeană la 20 iulie 2025 (Regulamentul (UE) 2024/3228). Soluționarea alternativă a litigiilor de consum se realizează exclusiv prin entitățile SAL naționale acreditate de ANPC.
Societatea poate modifica prezenții Termeni cu notificare prealabilă de minimum 30 de zile calendaristice, transmisă prin email la adresa înregistrată a Clientului. Modificările intră în vigoare la data indicată în notificare. Continuarea utilizării Serviciului după această dată constituie acceptarea noilor Termeni. Dacă Clientul nu acceptă modificările, poate rezilia contractul fără penalități, notificând Societatea înainte de data intrării în vigoare.
Pentru întrebări legate de acești Termeni:
WELIST S.R.L.
Strada Pantelimon, Nr. 23A, Etaj 1, Municipiul Iași, Județul Iași
Email: [email protected]
WhatsApp: +40 750 416 833
CUI: 54493544 · Nr. Reg. Com. J2026025099009