Descarcă acordul complet în format PDF sau citește rezumatul de mai jos.
⬇ Descarcă DPA v3.4 (PDF) 👁 Vizualizează onlinePlatforma VAstoma nu solicită în mod activ date medicale de la pacienți. Agentul AI este un instrument administrativ pentru programări, nu un sistem medical.
Cu toate acestea, pacienții pot menționa ocazional și nesolicitat informații medicale în conversație, iar medicul poate introduce manual observații medicale în fișa pacientului. Aceste date din categoria specială sunt prelucrate de VAstoma exclusiv în calitate de persoană împuternicită, pe baza instrucțiunilor documentate ale Operatorului. VAstoma nu invocă un temei propriu de la Art. 9 GDPR.
Obligația Operatorului: Prin acceptarea prezentului DPA, cabinetul stomatologic confirmă, în calitate de operator și profesionist din domeniul medical, că deține un temei legal valabil pentru prelucrarea acestor date — Art. 9(2)(h) GDPR (îngrijire medicală, sub responsabilitatea unui profesionist supus secretului medical) și/sau Art. 9(2)(a) GDPR (consimțământul explicit al pacienților) pentru procesarea conversațiilor WhatsApp prin sisteme AI. VAstoma acționează exclusiv conform instrucțiunilor Operatorului și nu răspunde pentru lipsa temeiurilor legale ale Operatorului față de pacienți.
| Element | Detalii |
|---|---|
| Obiectul | Gestionarea automată a programărilor stomatologice și comunicarea cu pacienții prin WhatsApp, în numele Operatorului |
| Durata | Pe durata contractului de abonament; ștergere din sistemele active în 30 de zile de la încetare; expirare din backup în maximum 90 de zile |
| Natura | Colectare, înregistrare, stocare, organizare, consultare, utilizare prin sistem AI, transmitere de mesaje și ștergere |
| Scopul | Programări, remindere, confirmări, listă de așteptare, detecție no-show — exclusiv administrativ |
| Tipuri de date | Nume, număr de telefon WhatsApp, istoricul programărilor, conținutul conversațiilor WhatsApp; incidental, date privind sănătatea (Art. 9) |
| Categorii de persoane vizate | Pacienții și potențialii pacienți ai cabinetului Operator |
| Rolurile părților | Operator: cabinetul stomatologic. Persoană împuternicită: WELIST S.R.L. (VAstoma) |
Datele sunt procesate prin următorii furnizori de servicii, fiecare cu contracte de conformitate GDPR:
| Furnizor | Locație | Rol |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Germania (UE) | Hosting și stocare date |
| Meta Platforms Ireland Ltd. (WhatsApp Business API oficial) | Irlanda (UE) | Transmitere mesaje WhatsApp |
| Twilio Inc. | SUA | Gateway WhatsApp, remindere vocale |
| Anthropic PBC (Claude API) | SUA | Procesare NLP pentru răspunsuri AI — nu antrenează modele pe date API |
| Google LLC (Calendar API — opțional) | SUA/UE | Sincronizare programări în calendarul cabinetului |
| Cloudflare Inc. | SUA/UE | Protecție DDoS, WAF, CDN |
| Stripe Payments Europe Ltd | Irlanda (UE) | Procesare plăți — nu procesează date pacienți |
| Resend Inc. | SUA | Emailuri tranzacționale sistem |
| ElevenLabs Inc. | SUA | Generare voce sintetică pentru remindere |
| UptimeRobot Ltd. | SUA | Monitorizare disponibilitate — nu procesează date pacienți |
Transferurile către furnizori din SUA se realizează prin Clauze Contractuale Standard (SCC) și/sau EU-US Data Privacy Framework (DPF). TIA-urile sunt disponibile la solicitare la [email protected].
VAstoma poate adăuga sau înlocui sub-procesatori, notificând Operatorul în prealabil cu minimum 30 de zile calendaristice, prin email și/sau prin afișare pe această pagină. Operatorul are dreptul de a obiecta, în mod motivat, la un nou sub-procesator în termen de 30 de zile de la notificare. Dacă o obiecție întemeiată nu poate fi soluționată de comun acord, Operatorul poate rezilia contractul fără penalități, fără a-i fi afectate sumele plătite pentru perioada deja utilizată.
Pacienții cabinetului tău au dreptul să solicite:
| Dreptul | Termen răspuns |
|---|---|
| Acces la datele lor (Art. 15) | 5 zile lucrătoare |
| Rectificarea datelor incorecte (Art. 16) | 3 zile lucrătoare |
| Ștergerea datelor — „dreptul de a fi uitat" (Art. 17) | 5 zile lucrătoare |
| Portabilitatea datelor în format CSV/JSON (Art. 20) | 7 zile lucrătoare |
| Restricționarea prelucrării (Art. 18) | 3 zile lucrătoare |
| Opoziție față de prelucrare (Art. 21) | 3 zile lucrătoare |
Cererile se transmit de pacient la cabinetul stomatologic (Operator), care le notifică ulterior VAstoma.
Contact urgențe securitate 24/7: [email protected]
VAstoma se asigură că toate persoanele autorizate să prelucreze datele cu caracter personal (angajați, colaboratori, administratori de sistem) și-au asumat un angajament de confidențialitate sau au o obligație legală corespunzătoare de confidențialitate. Accesul la datele pacienților este acordat exclusiv pe baza principiului „need-to-know", strict în limita sarcinilor necesare furnizării Serviciului, și este revocat la încetarea raportului de colaborare.
Operatorul (cabinetul stomatologic) are dreptul să verifice respectarea de către VAstoma a obligațiilor prevăzute în prezentul DPA. Auditul se poate realiza prin:
Cererile de audit se transmit la [email protected]. VAstoma răspunde în termen de 15 zile lucrătoare.
Prezentul DPA este acceptat în format electronic la prima autentificare în Platforma VAstoma. Prin acceptare, Operatorul confirmă că activează în domeniul serviciilor medicale sau stomatologice, că are dreptul legal de a procesa date medicale ale pacienților săi și că utilizatorul care acceptă are autoritatea de a angaja juridic Operatorul. VAstoma păstrează logurile electronice (data, ora, adresa IP) care atestă acceptarea.
Prin acceptare, Operatorul confirmă că utilizatorul are autoritatea de a angaja juridic cabinetul și că a citit și înțeles prezentul acord.
📧 Întrebări generale GDPR: [email protected]
🔒 Urgențe securitate (24/7): [email protected]
📄 Document complet: Descarcă DPA v3.4 PDF
🏛️ Autoritate supraveghere: ANSPDCP — dataprotection.ro